金沢星稜大学 大学
事務量4割減！その分学生と向き合える
学生が今の自分を超えるためのフィールドが数多く用意され、中でも資格支援、就職支援のキャリアサポート体制が充実する金沢星稜大学。星稜エクステンションセンターは、 生涯学習の場を提供することを主な事業内容としており、年間講座数は約80講座、利用者数は延べ2,000名を超えており、年々増加しています。
金沢星稜大学 友部 充洋様
LOGOSWAREチャンネルにゲスト出演いただきました
生涯学習課の事務効率を向上させ、外に向けての情報発信可能なシステムはないか模索していたころ、ある研究会でご紹介いただいたシステムを思い出し、問い合わせいたしました。
導入の決め手となった第一は、SmartAcademyが公開講座専用の管理システムとして特化していたことでした。管理機能とホームページ機能が連携しており、情報配信が容易に実現できます。さらに、SmartAcademyには導入費用が安く、導入まで短い期間でスタートできる、という点で採用を決定いたしました。
まさに公開講座管理のために設計されたシステム
嬉しい業務改善の影にとりのこされた課題
SmartAcademy導入前は、申込管理、試験管理、出席管理、収支管理全てをエクセルで分けて作成し管理していましたが、効率が悪く、各部署から要求されることに対応できない状況で大変不便でした。また外部の情報発信手段が限定され、社会人受講者の集積に苦労していました。これらの煩雑な管理のうち、Smart Academyを利用することで「申込・出席管理面」は業務効率がアップし、またシステム連携のおかげで外部への発信もスムーズに実行できるようになりました。
しかし、ひとつ課題が残りました。
エクステンションセンターでは講座の9割が資格取得の講座で、利用者の約8割が学生です。各学生がどんな資格を持っていて、どのような状況か、というデータを別途管理しています。この「試験関連データ」をSmartAcademyの個人管理と統合することができず、従来の管理方式で続けるしかありませんでした。
そして、この課題を解決するため、カスタマイズをお願いすることになりました。
試験結果や講座受講状況など個人データの統合が実現
カスタマイズを施したことで、このエクステンションセンターで管理したかったことがほとんど実現できました。「試験管理機能」の実装により、検定試験結果を即時把握できる個人カルテの作成が可能になりました。生涯学習課で実施している資格試験対策講座を受講した学生の合格率と受講していない学生の合格率や、全国平均との比率も出せるものになっています。
さらに、就職サポートとして、資格取得状況や対策講座の受講状況など学生の個人カルテを出力し、就職支援課や関係部署の要求に即対応できるようになりました。その他、講師料計算やCSVカスタマイズ機能、取引先管理機能、メール配信機能など機能が向上し、業務を一本化することにより、スタッフ全員の共有化を図ることに成功しました。
事務量は4割減！学生と向き合う時間が増え活気がみなぎる
Smart Academyの導入により、事務作業の徹底した効率化を図り、大幅な事務時間を短縮することに成功しました。以前と比べて４割は削減できているでしょう。短縮によりできた時間を、より学生指導に費やすことが可能になっています。機械との会話が減った分、学生との会話が増え、大学全体がより活気づいています。学生の活き活きとした顔を見ていると、このシステムを導入して本当に良かったと心から思います。
Smart Academyは、マニュアルなど見なくても慣れてしまうほど操作性が良く、誰でも使いこなすことができるシステムです。今年新入社員が2名配属となりましたが、わずか半年ほどで私より使い慣れています。スタッフが少ない状況下でも、全ての情報が一元化できるため、誰でもタイムリーな情報を得ることができ、導入効果を時間するのに時間はかかりません。
徹底的なヒアリング姿勢。期待以上の提案に驚嘆
担当開発の方は、こちらの要求する無理難題の仕様変更に対し、迅速に対応していただき、仕様変更までわずか半月ほどで理想どおりの環境が整備されました。
「このようなやり方はいかがですか？」と私たちのリクエストを理解した提案には要求以上の機能も備わっており、逆に驚かされました。丁寧かつ迅速な対応、また私の理解度を超えた提案には、まるでずっと一緒に仕事をしてきたかのような存在でした。これまでのご協力に本当に感謝申し上げます。
