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Webによる会員先行申込を新たに導入~受付業務が激減

“Extension”(拡張、開放)の意味する通り、早稲田大学の研究・教育機能を広く社会に開放するための機関として、1981年に発足した早稲田大学エクステンションセンター様。早稲田大学の教授・名誉教授をはじめ、第一線の学者・実務家等による公開講座を学ぶ意欲のあるすべての人々に提供しています。

早稲田校 、八丁堀校に加え、2014年新たに中野校を開校し、公開講座管理システム「Smart Academy」を導入、3校体制でさらなる生涯学習の充実を図っています。

早稲田大学エクステンションセンター 安藤 弘隆様
キャンパス増加に伴い、公開講座専用のパッケージ製品を検討

早稲田大学エクステンションセンターでは、定年を迎えた方から日中お仕事を持つ方まで、約2万5千人ほどの会員の方にご登録いただいております。2014年4月には、早稲田校、八丁堀校に加え、あらたに中野校を開校いたしました。

従来は大学内で独自に構築したシステムを利用し、会員管理・講座管理を行なっておりましたが、IT環境の急激な変化に対応するべく、都度修正を加えた結果、これ以上の拡張に耐えられなくなり、中野校開講を期にシステムの変更が必要になりました。
またこのタイミングで、「会員だけでなく、1講座だけなど気軽に受講できるようにしたい」「受講料をクレジット決済したい」という要望も取り入れたいと考えました。
しかし、システム改修には時間とコストが膨らむため、どのように実現するかが課題でした。

従来システムの開発に携わった学内機関と改修の検討を進めていたところ、公開講座管理専用に開発された「Smart Academy」の紹介を受けました。そして、課題を実現するには、「クレジット決済にも対応しているパッケージ化されたシステムを利用するほうが開発期間の短縮に繋がる」という結論に至り、Smart Academyを導入することになりました。

Smart Academyで工期短縮、コストも大幅削減

Smart Academyを採用した結果、独自で新たにシステム構築を行うより、短期間、かつ低コストで運用を移行することができました。様々な処理を効率よく、一括で行う仕組みもカスタマイズで実現でき、希望に沿った運用ができるようになっています。

さらに、素人には扱いづらいDBソフトからWebベースのユーザインターフェースへと変わり、画面の操作性が大幅に改善されました。特に公開講座の運営では、アルバイトスタッフもシステムを操作するため、見た目にもわかりやすいように、また入力ミスを減らせるよう、Smart Academyの開発者とユーザインターフェースについて細かい打合わせと調整を重ねました。その結果、入力ミスのリスクを最小限に抑えた満足のいく操作性を実現することができました。

Web経由での申込みが増え、受付業務・入力ミスも激減

Smart Academyにより、導入前の課題がほぼ解決されました。
会員制度の変更やクレジット決済などスムーズに導入することができたほか、Webによる会員先行申込の導入、また請求書発送スケジュールの短縮化にも繋がっています。

なかでも会員を対象としたWebによる会員先行申込は、申込件数が予想を上回り、 従来のはがきや窓口で受け付けていた申込データの入力件数が減少し、誤入力によるミスが激減しています。申込の時期は人海戦術で対応しておりましたが、現在は抽選までにデータベースが完成しており、受付業務の労力削減に大きく貢献しています。

アルバイトスタッフだけでなく、職員からも「旧システムに比べ使いやすい。操作しやすい。」という声があがっており大変好評です。短い開発期間の中で、運営側の声に耳を傾け、多くの要望を取り入れていただけたことに大変感謝しております。