新潟国際情報大学 大学
機能、価格面で最適であるという結論
大学の教育、研究活動の特徴を生かし、地域の方々に役立つ学習の場を広く開放することを目的として、様々な公開講座、講演会を開講されている新潟国際情報大学。特に、新潟中央キャンパス内に置かれているエクステンションセンターでは、文化・教養、ビジネス、資格、語学、パソコンなど年間約200講座を開講し、さまざまな年代の方が受講されています。
年々増える受講生や講座の管理をスムーズに行う必要があり、様々なシステムを調査した結果、SmartAcademyが機能面、価格面ともに公開講座運営に最適であると判断し、システム導入されました。
導入年月2012年9月
新潟国際情報大学 高井 英希様
自作の公開講座運営システムで見えてきた限界
以前は、前任者がAccess,Excel,VBスクリプトで作成した手作りシステムで公開講座を運営していました。 エクステンションセンター開講10周年を前にして、おかげさまで受講生数も増えて嬉しい限りなのですが、データが増えるにつけ、徐々に動作が遅くなってきました。システム改善が急務と感じていた矢先、開発者が異動となり、他のスタッフが改善・メンテナンスのためにプログラムを解析することから始めなくてはなりませんでした。 また、現行システムはWindows2000・Office2003で開発されており、今後バージョンが上がった際の動作保障やシステム障害時のリカバリーが保障されておらず常に不安がありました。
身近なシステムで公開講座を運営できるだろうか
課題解決のため、まず、市販の会計ソフトを数種類トライアルしてみました。講座を商品にあてはめ、顧客管理を受講生に代えてみたものの、売上に特化した会計ソフトで講座システムを運用するには無理がありました。
次に、ＩＴシステムを紹介してもらっている販売店数社に声をかけて講座管理システムを紹介してもらいました。オフィスの業務効率化を図るような汎用的なソフトをカスタマイズすれば公開講座運営も実現できるのではないかとアドバイスをいただきました。しかしそれでは時間がかかるうえ、価格も膨らんでしまい現実的ではありません。
同時に、他校の公開講座のWebサイトを見て回りました。
その中で、SmartAcademyを利用している大学がいくつか見つかりました。
実は、以前SmartAcademyを紹介してもらってはいたのですが、身近なシステムで代替できるものはないかと考えていたのです。当時より、SmartAcademyを採用している大学が増えていたことは、導入を検討する判断材料となりました。
機能、価格ともSmart Academyが最適であるという結論
結局、SmartAcademyほど講座管理に適したシステムはない、という結論に至りました。そして、色々調べた結果、SmartAcademyは価格面でも適正であるということがわかりました。むしろ、他のシステムをカスタマイズするより安価です。
SmartAcademyが優れているのは、Web申込と講座・受講管理が一体化していることでしょう。別のシステムで代用できない大きなポイントです。
以前は、Web申込みといってもメールで受信して、その後は、電話・ファクス・窓口申込みと同様にシステムに手入力するため、ミスやタイムラグで講座受付ができないこともありました。今では、Web申込みから受講受付まで自動でデータが更新され業務効率が格段に向上しています。
SmartAcademyは、名簿・講座の検索も素早いため、従来システムの起動時間の問題も解決して快適になりました。もう、お電話で受講生を待たせることなく受付状況を快適に閲覧できます。あるスタッフが講座データを閲覧している間は更新できない、などという問題も解消されました。
公開講座は、8人の常駐スタッフとパートスタッフ数名で運営しています。夜間や土曜日はシフト制で2～3人になりますが、各自が対応した内容は、受講生データベースに紐づいていますので、スタッフが変わっても問題なく運用でき、伝達事項の引継ぎも便利になりました。
従来のメリットはそのままで 管理者の精神的負担は軽減
本学では、在学生、卒業生、法人会員など、受講生の区分により様々な割引をしており、そこに大きなメリットを感じている方もいらっしゃいます。
SmartAcademy導入で、そのメリットがなくなることは避けたいところでした。しかし、事前のヒアリングでしっかり把握してくださり、受講生区分の割引対応を追加していただきました。カスタマイズで、本学のメリットをそのまま反映できたことは大変満足しています。
また、SmartAcademyは、機能面だけでなく、管理者の精神的な負担も軽減してくれます。受講料のやりとりでは、24時間セキュアなWeb環境をキープすることが必要ですが、これは管理者としてかなりの負担です。このような公開講座運営にかかわる負担をSmartAcademyに任せることで、私たちスタッフは、本来の仕事に集中できます。
課題が解決し、SmartAcademyの導入効果を実感する日々
まだ、後期申込がスタートしたばかりで数値化はできませんが、SmartAcademyの効果を日々実感しています。スタッフは確実に業務が軽減し、電話で問い合わせの際もリアルタイムで受講人数が確認できるなど、以前に比べて圧倒的に効率が良くなりました。これまで抱えていた不具合、不便、不安はおおむね解決しています。
中には、実際に本番運用を開始して、はじめて気付くこともありますが、その都度リクエストしても、迅速に対応していただき助かります。また、場所が遠いことからメールでのやり取りが中心でしたが、行き違いもなく非常にスムーズで、レスポンスが速くまったく心配ありませんでした。私たちのリクエストが実現し、とても使いやすいシステムになりました。ありがとうございます。
