立命館大学 大学
学内システムとの連携で利便性が向上
社会の変化と大学・教育の変化を見通し、時代の要請に応える改革を続ける立命館大学。エクステンションセンターでは、学生・院生・卒業生・修了生を対象に、公務員、公認会計士、法曹を目指す学習サポートを中心とした進路・就職支援を行っています。
大学システムとSmartAcademyを統合し、離れた3拠点のキャンパス間でも円滑な運営を実現しています。
導入年月2011年11月／本稼働：2012年4月
立命館大学 菊地 紀永様
受講生は手書きで窓口へ、管理者は膨大な入力作業
SmartAcademy導入前は、講座・企画の申込を全て紙媒体で行っておりました。申込希望者からすれば、紙の申込書に記入し、窓口で提出しなければならず、Web展開が世間で当たり前となっている風潮の中、時代の流れに取り残されておりました。
一方、管理運営側は、その紙媒体からエクセルにデータを一から入力しなければなりません。手作業は労力がかかるだけでなくミスも起こりがちです。このような状況から、よりスマートな運営方法が求められておりました。
Web申込と動画配信の連携課題も解決
申込方法の改善とあわせて、もう一つ課題がありました。
講座を申し込んだ受講生が限定で閲覧できる動画アーカイブの運用改善です。当日欠席した人、あるいは再度学習したい人は、当日のライブ講義を録画した動画を見ることができます。従来は、DVDで貸与しており、翌日には返却の必要がありました。動画運用をシステム化し、さらに講座申込状況と連動させたかったのです。
相談先の企業様に状況をお伝えした際、SmartAcademyのご紹介を受けました。SmartAcademyは大学における導入実績も多数あり、システムの信頼性は充分と判断いたしました。また、SmartAcademyのAPIサポートにより、別途導入した動画配信システムとの連携が実現できました。半年ほどのテスト運用を経て、翌春から本格稼働へと移行することになりました。
学内システムとの統合で利便性が向上。受講数も増加傾向
本学には学生各自がアクセスして、出席等を管理できる大学システムがあります。今回の導入では、この大学システムと同じアカウントでSmartAcademyにもログインできるようにカスタマイズしていただきました。
学生の観点では、いつも利用している大学システムの一部として、シームレスにエクステンション講座の申込みがWeb上から可能になり、かつ申込書記入も不要、さらにアーカイブ動画も組み込まれている、という大きな改善点がありました。
大学システムとの統合により、利便性が格段に向上しています。
また、学生数が減少傾向にある中、総じて前年より受講申込数が伸びています。
一概にシステム化だけが要因とは言えませんが、IT化の影響があることは確かでしょう。
３つのキャンパスの距離を感じさせないスムーズな運営
管理運営側の観点では、名簿作成の手間が省け、学生の連絡先も簡単に検索できるようになり、どのくらいの申込者・受講生がいるのかリアルタイムで簡単に確認できるようになりました。
本学は、衣笠キャンパス、びわこ・くさつキャンパス、朱雀キャンパスと3拠点に分散しており、全キャンパスでエクステンションセンタースタッフが30名程おります。今まではエクセルファイルを各自が開いて確認しており、タイムラグも発生していました。しかし、現在はSmartAcademyでリアルタイムに情報を共有することができます。申込状況、ユーザー情報など、離れていても画面を見ながら話ができ、距離感を感じることはありません。
大学のルールはそのまま、独自のシステムへ進化
本学のニーズに合わせたカスタマイズの結果、今までのルールを変えることなく、導入後も混乱することなくシステムを運用することができました。
少々の改善であれば、基本的にサーバーを止めることなく運用が継続できる面もありがたいです。導入後にいくつかの改修希望をお願いしておりますが、保守内／外の分類やスケジュールを明確に提示いただきながら開発を進めてくださっています。これからの改修でより操作性・利便性の向上が期待でき今後が楽しみです。
